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Schwarz auf Weiß

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11.04.2013Landkreis Fulda: Projekt "Papierloses Büro"


Hans-Peter Vogel vom Kreisjobcenter des Landkreises Fulda (Foto: Max Colin Heydenreich)

Kreisjobcenter hat Akten weitgehend abgeschafft / Vorreiter in Hessen

FULDA. In den Büros und auf den Fluren des Kreisjobcenters (früher Amt für Arbeit und Soziales) sah es in der vergangenen Woche schwer nach Umzug aus. Denn dort stapelten sich unzählige dunkelbraune Kartons.

Doch tatsächlich umgezogen sind allein die Akten. Denn der Fachdienst Leistung & Vermittlung hat sich sukzessive von den papiergebundenen Unterlagen verabschiedet und auf die elektronische Variante umgestellt. Damit dürfte Fulda hessenweit zu den fortschrittlichsten Jobcentern gehören.
Knapp zwei Jahre hat das Projekt „Papierloses Büro“ in Anspruch genommen. Der Abtransport von rund 7000 Akten war der Schlussakkord. „Normalerweise wären die Akten jetzt aus den Büros in das Archiv gewandert“, berichtet Fachdienstleiter Hans-Peter Vogel, „stattdessen werden sie nun von einem externen Dienstleister gescannt und im Anschluss in unser System eingespeist.“

Schöne neue Bürowelt? Die über 100 Mitarbeiter des Kreisjobcenters scheinen mit ihrem nahezu papierlosen Büro ganz zufrieden zu sein. An fast jedem Arbeitsplatz sieht man einen leistungsfähigen Scanner und zwei Monitore. Die Schreibtische wirken sehr aufgeräumt. Es stapeln sich weder Akten noch Postsendungen.

Nicht verwunderlich, denn Anträge und Unterlagen der Klienten werden jetzt direkt am Platz des Sachbearbeiters gescannt und sofort in der elektronischen Akte abgelegt. Die eingehende Post wird im Erdgeschoss am sogenannten „Scanpoint“ sortiert, danach mit einem Barcode versehen – der eine Zuordnung zu Mitarbeiter(n) und/oder Teams ermöglicht – und danach ebenfalls gescannt. Das geht ruckzuck: In weniger als zehn Sekunden hat das Gerät 20 Seiten eingelesen.

„Die gescannten Unterlagen landen dann direkt in dem elektronischen Postfach des zuständigen Sachbearbeiters. So spart das neue System nicht nur Zeit und Platz“, weiß der Fachdienstleiter, „die Akten sind auch immer auf dem aktuellsten Stand und unmittelbar verfügbar. Außerdem findet man durch die Schlagwortsuche ganz schnell die Dokumente, nach denen man in einer 500 Seiten starken Akte doch etwas länger suchen müsste.“

Der Leiter des Kreisjobcenters, Jürgen Stock, begrüßt die Einführung der elektronischen Akte wegen der einfacheren Arbeitsprozesse und des verbesserten Bürgerservices. So beschleunigt das Zusammenspiel von digitaler Akte und Fachanwendung beispielsweise die Berechnung der Sozialleistungen oder die Erstellung der Leistungsbescheide.

Verständlich, dass bei dem technischen Fortschritt kaum jemand den alten Akten hinterher weint. Doch was ist, wenn die Technik mal versagt? „Dann könnten theoretisch 100 Leute ihre Arbeit nicht machen. Praktisch gab es aber noch keine größeren Störungen, und ich gehe davon aus, dass es auch in Zukunft so bleibt“, sagt Hans-Peter Vogel.

Text: Dorit Heydenreich


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